Khi tò mò về biểu mẫu? Chắc hẳn bạn đang có nhu cầu in biểu mẫu? Để in một biểu mẫu đẹp, giá rẻ hợp lý mà chất lượng lại vượt trội? Bạn nên tìm đên cơ sở nào? Loạt bài sau cho bạn những thông tin về biểu mẫu, cách in ấn biểu mẫu? Gợi ý cho bạn về những yếu tố của một biểu mẫu đẹp?

1. Biểu mẫu là gì?

Biểu mẫu còn có các tên gọi khác như mẫu văn bản, mẫu biểu, biểu mẫu form, bộ hồ sơ mẫu, mẫu pháp lý, tài liệu mẫu… được sử dụng rất phổ biến và không thể thiếu trong lĩnh vực hành chính văn phòng và cuộc sống chúng ta.Chúng tôi xin đưa ra một số lý giải sơ bộ về Mẫu văn bản với kỳ vọng giúp người đọc có thể hiểu phần nào về bản chất của biểu mẫu và có định hướng đúng đắn khi sử dụng biểu mẫu.Trong cuộc sống và công việc của chúng ta, do nhu cầu lưu giữ và truyền đạt thông tin giữa người này với người khác nên có rất nhiều thứ đòi hỏi phải thể hiện thành văn bản.Văn bản được cấu thành từ hai phần là phần vật chất chứa thông tin và phần thông tin. Thông tin trong văn bản là tập hợp có hệ thống các ký tự và hình ảnh có nghĩa được chúng ta sắp xếp theo trật tự phù hợp với logic của tư duy. Xét về tổng thể, văn bản luôn mang tính điển hình, hoàn chỉnh và chuẩn.Và trong trường hợp này, chính xu hướng tham khảo, bắt chước văn bản đã có trước đó là cơ sở cho sự tồn tại của cái gọi là biểu mẫu.

Từ đây, có thể hiểu biểu mẫu là cái đại diện cho các thuộc tính như tính tiền lệ, điển hình, định khung, áp dụng nhiều lần để trên cơ sở đó người sử dụng mẫu tiếp tục bổ sung, hoàn chỉnh hoặc sáng tạo văn bản mới mà không phải là sự áp dụng máy móc, dập khuôn.

2. Phân loại biểu mẫu

Loại biểu mẫu pháp lý là loại do cơ quan nhà nước ban hành kèm theo các văn bản pháp lý và áp dụng mang tính bắt buộc; Loại biểu mẫu phi pháp lý là loại không phải do cơ quan nhà nước ban hành và không mang tính bắt buộc áp dụng nên có thể được biên soạn tuỳ biến sao cho phù hợp với nhu cầu cụ thể.

3.  Thế nào là biểu mẫu Carbonless ?

Hiểu một cách đơn giản biểu mẫu carbonless là loại biểu mẫu được in trên giấy Carbonless. In biểu mẫu Carbonless có thể trên một mặt hoặc hai.  Điển hình là mặt trước bao gồm các logo công ty và thông tin liên lạc cũng như các biểu mẫu. Mặt sau có thể được sử dụng cho các thông tin pháp luật hoặc hướng dẫn chi tiết. Với  hình thức có thể được in trong một loạt các định dạng mực từ đen duy nhất để màu sắc đầy đủ, hoặc thậm chí với PMS tùy chỉnh hoặc màu sắc tại chỗ để phù hợp với xây dựng thương hiệu của công ty. Bạn có thể lựa chọn loại mực khác nhau cho các mặt trước và mặt sau của biểu mẫu.

4. Biểu mẫu doanh nghiệp là gì?

Khi bạn gửi một văn bản ra ngoài công ty, bạn cần gửi kèm những thông tin liên quan theo một biểu mẫu riêng của công ty để khách hàng có thể nhận ra thương hiệu của bạn cùng những thông tin liên hệ cần thiết. Với những biểu mẫu riêng của công ty có thể giải quyết được việc đó đồng thời thể hiện được tính chuyên nghiệp, trang trọng trong văn bản của bạn.

Như vậy, biểu mẫu doanh nghiệp được xem là một phương tiện giúp doanh nghiệp giao tiếp nội bộ và cả bên ngoài khi giao dịch với đối tác, có in sẳn nội dung chuẩn phù hợp với từng giao dịch cụ thể và để trống phần nội dung để bổ sung vào như giấy tiêu đề, phiếu thu, phiếu chi, phiếu tạm ứng, phiếu thanh toán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, phiếu đề nghị, phiếu công tác, phiếu khắc phục sự cố, phiếu bảo hành, hóa đơn bán lẻ, hóa đơn đỏ, các biểu mẫu điều động hàng hóa nội bộ phục vụ công việc quản lí doanh nghiệp… 

5. Nên In biểu mẫu như thế nào?

Chúng ta đã hiểu biểu mẫu là gì và bao gồm những biểu mẫu nào, vậy in biểu mẫu có cần thiết cho doanh nghiệp không? Xin nhấn mạnh, in biểu mẫu không những phục vụ công tác quản lí doanh nghiệp được bài bản hơn, các thông tin được tương tác dễ dàng và rõ ràng hơn, giúp lưu trữ và kiểm soát thông tin nội bộ nhanh chóng…mà còn giúp cho doanh nghiệp có được cái nhìn thiện cảm hơn khi giao dịch với đối tác bên ngoài.

Do tầm quan trọng của biểu mẫu, nên khi sử dụng biểu mẫu cho doanh nghiệp, chúng ta nên thiết kế một bộ biểu mẫu chuẩn riêng dành cho doanh nghiệp của mình. Biểu mẫu này ngoài nội dung chuẩn cần có theo đặc thù của từng doanh nghiệp, chúng ta cần lưu ý về màu sắc đặc thù của doanh nghiệp để tạo được sự thống nhất với hình ảnh thương hiệu ( phù hợp với màu sắc của logo và các biểu tượng mà doanh nghiệp đã chọn làm đại diện cho thương hiệu của mình ), làm được điều này sẽ phát huy được tối đa hiệu quả trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

 6. Muốn in một biểu mẫu đẹp cần lưu ý?

- Nội dung in biểu mẫu: bao gồm có nội dung chữ, hình ảnh và màu sắc. Muốn in một biểu mẫu đẹp bạn cần lưu ý đến  3 nội dung này.

- Nội dung chữ: chúng ta có thể tham khảo các biểu mẫu đã có sẳn trên thị trường, sau đó tổng hợp và biên tập lại nội dung cho phù hợp với công ty của chúng ta. Tốt nhất chúng ta có thể tham khảo các biểu mẫu được biên tập sẳn từ các công ty đang áp dụng các tiêu chuẩn quản lí doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO.

- Hình ảnh: sử dụng logo hoặc biểu tượng thiết kế đặc thù nhận diện thương hiệu của chúng làm nền cho biểu mẫu hoặc đặt ở góc của biểu mẫu tùy theo bố cục thiết kế biểu mẫu, đảm bảo thiết kế của tất cả biểu mẫu phải thống nhất và xuyên suốt theo chuẩn chung để tạo ra sự nhận diện thương hiệu cao nhất.

- Màu sắc: Đối với biểu mẫu in màu sắc, tuyệt đối phải sử dụng các màu mà logo chúng ta có, chúng ta cũng có thể sử dụng một màu chính trong logo để in biểu mẫu vẫn được nhằm giảm chi phí in ấn.

7. In biểu mẫu giá rẻ hợp lý, chất lượng vượt trội ở đâu?

Do các biểu mẫu được sử dụng thường xuyên và số lượng dùng sẽ rất nhiều khi doanh nghiệp hoạt động, do đó để in biểu mẫu giá rẻ chúng ta có thể in số lượng nhiều cho mỗi lần in. Trong in ấn, khi in số lượng càng nhiều thì giá in ấn càng giảm xuống. Chúng ta cũng có thể in biểu mẫu số lượng ít trong trường hợp doanh nghiệp còn hạn chế chi phí, tuy nhiên giá in ấn hơi cao hơn.

Nhiều doanh nghiệp thắc mắc in biểu mẫu ở đâu giá vừa rẻ, lại vừa đẹp và chất lượng. Hiện tại trên thị trường có rất nhiều nơi in biểu mẫu và cũng có không ít công ty chạy theo thị trường, chạy theo lợi nhuận mà bỏ qua lợi ích của khách hàng cũng như chất lượng dịch vụ in biểu mẫu. Một công ty in am hiểu về thương hiệu, am hiểu về doanh nghiệp sẽ cho ra những biểu mẫu in chuyên nghiệp, tạo ra một hình ảnh thương hiệu đẳng cấp hơn từ kinh nghiệm thiết kế đứng trên góc độ làm thương hiệu. Nếu lựa chọn cẩn thận và tìm hiểu chi tiết, doanh nghiệp bạn sẽ có được những biểu mẫu in “ giá rẻ “ chất lượng cao.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi – Công ty in biểu mẫu giá rẻ nhất Bình Thuận là sự lựa chọn an toàn và chất lượng cho doanh nghiệp của bạn. 

Quý khách có nhu cầu đặt in biểu mẫu, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ - IN ẤN - QUẢNG CÁO TRÍ VIỆT

Cơ sở: 82 Nguyễn Trãi- P. Bình Hưng- Tp. Phan Thiết- Bình Thuận.

Xưởng in và gia công: C16 KDC Nguyễn Tất Thành - P. Phú Thủy - Tp. Phan Thiết - Bình Thuận

Điện Thoại : 02526.501.586  - 093.716.0001 ( Mr Tú)

Skype : Trivietprinting                  

Yahoo : Trivietprinting

Email :  quangcaobinhthuan.vn@gmail.com

Facebook : https://www.facebook.com/triviet.thietkeinangiare

Website : www.quangcaobinhthuan.vn